Tandgarant

In de zorg is het steeds vanzelfsprekender om de kwaliteit van je werk inzichtelijk te maken. Dit gebeurt in ziekenhuizen, door huisartsen, logopedisten, mondhygiënisten, tandartsen, podotherapeuten, etc. Het is dan ook logisch dat de tandtechnici hierin meegaan. Dat kan op verschillende manieren, zoals een patiënttevredenheidsonderzoek, meten van de resultaten van behandelingen of een kwaliteitskeurmerk, waarbij ISO-certificering het bekendste voorbeeld is. Steeds vaker wordt een keurmerk ook geëist vanuit een zorgverzekeraar, inspectie of belangenorganisatie. Om te voorkomen dat andere partijen eisen gaan stellen aan een tandtechnisch laboratorium, heeft de VLHT besloten om zelf een kwaliteitskeurmerk te ontwikkelen waarbij we als beroepsgroep ook zelf de criteria bepalen.

Dit plan voor een keurmerk vóór en dóór de leden van de VLHT is voor het eerst gepresenteerd tijdens de ALV in het najaar van 2021, waar de leden voor de ontwikkeling van dit plan hebben ingestemd. Met het keurmerk willen we de kwaliteit van de tandtechnische laboratoria inzichtelijk maken. Het keurmerk bestaat uit een audit waarbij collega’s jouw laboratorium eens in de vijf jaar beoordelen op basis van objectieve criteria.

Naast een audit bestaat het keurmerk ook uit een kwaliteitsregistratie en met dit keurmerk toon je aan dat jouw laboratorium voldoet aan bijvoorbeeld de eisen van de MDR. Het is een manier om te laten zien dat je trots bent op je vak en je lab!

De naam van dit nieuwe keurmerk is ‘Tandgarant’.

De audit, die een halve dag in beslag neemt, wordt uitgevoerd door twee collega’s tandtechnici. Het auditteam bestaat uit een ‘hoofdauditor’ en ‘assistent-auditor’. De hoofdauditor is een collega die getraind is door de VLHT en verantwoordelijk is voor de audit. De assistent-auditor is een collega bij wie op korte termijn de audit zal plaatsvinden. Hij/zij krijgt van tevoren een onlinetraining en kan op die manier al inzicht krijgen in wat een audit inhoudt en hoe hij zijn of haar eigen lab nog beter kan maken ter voorbereiding op de eigen audit. Dit stimuleert het leren van en met elkaar!

Het lab wordt getoetst op basis van objectieve criteria. Hierbij is de, reeds jaren bij de VLHT leden bekende, Code van de Tandtechniek de basis.

De Code van de Tandtechniek heeft verschillende thema’s waarop getoetst wordt. Naast organisatorische aspecten, zoals werkprocessen die de werkbonnen beschrijven en de controle van binnengekomen werkstukken, wordt er ook getoetst op aspecten als infectiepreventie, RI&E (alleen labs met personeel), AVG, klachtafhandeling en scholing.

Wanneer je je opgeeft voor een audit zal een hoofdauditor contact met je opnemen om de audit door te nemen. Wat kun je verwachten, hoe werkt het, hoe ziet de audit eruit, hoe kun je je voorbereiden en met wie wenst het auditteam te spreken. Daarnaast plant de hoofdauditor een datum. Ook zal je gevraagd worden om mee te gaan als assistent-auditor bij een audit van een collega.

Voorafgaand aan de audit worden twee vragenlijsten ingevuld: de RI&E en de vragenlijst voor de code. Deze worden in een portaal ingevuld. Via de vragenlijsten gaat het laboratorium na hoe het ervoor staat en wat er nog aangepast/verbeterd kan worden. Ook is daar ruimte om specifieke vragen vooraf te stellen, mocht je die hebben.

De audit zelf duurt ongeveer een dagdeel. Na een korte kennismaking vindt er een rondleiding door het laboratorium plaats. Vervolgens zijn er gesprekken met verschillende medewerkers, onder andere ook met de eigenaar van het laboratorium. Na afloop van de gesprekken zal het auditteam de eerste bevindingen terugkoppelen en daarbij aangegeven welke verbeteringen mogelijk of nodig zijn.

De nadruk bij een audit ligt vooral op het motiveren en stimuleren en absoluut niet op het wijzende vingertje… Dat past ook niet bij de beroepsgroep.

Na ongeveer twee weken ontvangt het laboratorium het rapport met daarin eventuele aanbevelingen en/of tekortkomingen. Deze laatste zijn aspecten die wettelijk op orde moeten zijn en daarom op korte termijn opgepakt moeten worden.

De audit geeft jou inzicht in hoe jouw laboratorium ervoor staat en in jouw handelen. Dit is waardevolle informatie voor jou om hiermee de dienstverlening naar patiënten en tandartsen nog verder te optimaliseren; het biedt de mogelijkheid om je echt te onderscheiden.

Om de kosten voor de audit zo laag mogelijk te houden is ervoor gekozen om het auditteam te laten bestaan uit een betaalde hoofdauditor en een onbetaalde assistent-auditor. Deze assistent-auditor is een collega van degene wiens laboratorium in de nabije toekomst geaudit wordt. De kosten van de audit en natuurlijk het hele proces daaromheen en de opname in het register van het keurmerk zijn in dit schema weergegeven.

De afgelopen maanden is de audit verder ontwikkeld. In september 2022 vond een pilot plaats waarbij met een kleine groep werd ‘geoefend’; wat werkt wel in de praktijk en wat niet. Aan de hand van de uitkomsten is de audit gefinetuned. Aanvang 2023 is gestart met de audits van laboratoria.
Via het secretariaat zult u worden benaderd of u mee wilt doen met het keurmerk.